Datenschutz- und Datenverarbeitungsrichtlinie

Verantwortlicher für die e-Chantier-Plattform ist MAREA INCARCARE S.R.L.

Bezüglich der vom Kundenunternehmen eingegebenen Mitarbeiterdaten handelt MAREA INCARCARE S.R.L. als Auftragsverarbeiter (Processor), und das Kundenunternehmen handelt als Verantwortlicher (Controller) gemäß Art. 28 DSGVO.

• Identifikationsdaten: Vorname, Nachname, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Fotografie, Personalausweisnummer (optional)
• Finanzdaten: Brutto-/Nettogehalt, Sozialbeiträge, Ausgaben, Boni, Abzüge
• Berufsdaten: Rolle, zugewiesene Baustelle, tägliche Anwesenheit, Arbeitsstunden, Urlaub, Abwesenheiten
• Arbeitsschutzdaten (Gesundheit und Sicherheit): Zugewiesene Schutzausrüstung, Arbeitsschutzakten, medizinische Eignung
• Dokumente: Arbeitsverträge, Ausweisdokumente, Zertifikate, Genehmigungen
• Technische und Nutzungsdaten: IP-Adresse, Zeitstempel, Browser-User-Agent, in der App aufgerufene Seiten/Module, Authentifizierungsereignisse, Onboarding-Fortschritt, Plan-/Hosting-Einstellungen

• Art. 6 Abs. 1 lit. a — Einwilligung: Für die Verarbeitung von Fotografien, biometrischen Daten und Marketingkommunikation.
• Art. 6 Abs. 1 lit. b — Vertragserfüllung: Für die Bereitstellung von Plattformdiensten an das Kundenunternehmen.
• Art. 6 Abs. 1 lit. c — Rechtliche Verpflichtung: Für Lohn-, Anwesenheits- und Steuerberichtsdaten (Arbeitsgesetzbuch, Steuergesetzbuch).
• Art. 6 Abs. 1 lit. f — Berechtigtes Interesse: Für Plattformsicherheit, Betrugsprävention, Serviceverbesserung.

Für besondere Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO — Gesundheits-/Arbeitsschutzdaten): Grundlage ist Art. 9 Abs. 2 lit. a — ausdrückliche Einwilligung, und Art. 9 Abs. 2 lit. b — Verpflichtungen im Arbeitsrecht.

• Verwaltung von Nutzerkonten und Authentifizierung
• Anwesenheitsmanagement und Lohnberechnung
• Baustellenmanagement und Ressourcenzuweisung
• Verwaltung von Schutzausrüstung (Arbeitsschutz)
• Finanz- und Buchhaltungsberichte
• Verwaltung von Personaldokumenten
• Kommunikation mit Nutzern (Support, Benachrichtigungen, Updates)
• Verbesserung der Plattformfunktionalität
• Erfassung von In-App-Aktivitätsprotokollen (Sicherheit, Support, Missbrauchserkennung)
• Einhaltung gesetzlicher Verpflichtungen (Arbeitsinspektion, Steuerbehörde, Arbeitsinspektorat)

Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist werden die Daten automatisch gelöscht oder unwiderruflich anonymisiert.

• Auskunftsrecht (Art. 15): Sie können eine Kopie aller von uns gespeicherten personenbezogenen Daten anfordern.
• Recht auf Berichtigung (Art. 16): Sie können die Korrektur unrichtiger oder unvollständiger Daten verlangen.
• Recht auf Löschung (Art. 17): Sie können die Löschung von Daten verlangen, außer wenn diese aus gesetzlicher Verpflichtung aufbewahrt werden müssen.
• Recht auf Einschränkung (Art. 18): Sie können unter bestimmten Umständen die Einschränkung der Verarbeitung verlangen.
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20): Sie können die Daten in einem strukturierten, gängigen maschinenlesbaren Format (CSV/JSON) anfordern.
• Widerspruchsrecht (Art. 21): Sie können der Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen widersprechen.

Antwortfrist für Anfragen: maximal 30 Kalendertage ab Eingang der Anfrage.

• Verschlüsselung bei der Übertragung (TLS/SSL) für alle Kommunikationen
• Verschlüsselung im Ruhezustand für die Datenbank
• Rollenbasierter Zugriff (RBAC) — jeder Nutzer sieht nur Daten entsprechend seiner Berechtigungen
• Sichere Authentifizierung mit zeitlich begrenzten Sitzungen
• Regelmäßige Datensicherungen
• Zugriffsüberwachung, IP-Protokollierung und In-App-Aktivitätsprotokollierung (aufgerufene Seiten, Login)
• Server befinden sich in der Europäischen Union

Personenbezogene Daten werden vorwiegend auf Servern in der Europäischen Union gespeichert.

Ausgenommen sind Daten, die für die Zahlungsabwicklung und die sichere Identitätsprüfung (KYC) unbedingt erforderlich sind und über die globale Infrastruktur von Stripe (einschließlich der USA) übermittelt und verarbeitet werden.

Diese Übermittlung ist rechtlich durch Standardvertragsklauseln (SCC) der Europäischen Kommission und die Zertifizierung von Stripe gemäß dem EU-U.S. Data Privacy Framework (EU-U.S. DPF) abgedeckt und gewährleistet ein Schutzniveau, das dem in der Europäischen Union gleichwertig ist.

Wir verkaufen oder vermieten keine personenbezogenen Daten. Daten dürfen nur weitergegeben werden an:

• Cloud-Infrastrukturanbieter (Unterauftragsverarbeiter mit unterzeichnetem AVV) — für Speicherung und Verarbeitung
• Zahlungsdienstleister und KYC-Verifizierung — Stripe Payments Europe, Ltd. (Unterauftragsverarbeiter ausschließlich für Abonnements und sichere Verifizierung der Identität von Administratoren).
• Behörden — nur wenn gesetzlich erforderlich (Steuerbehörde, Arbeitsinspektorat, Gerichte)
• Kundenunternehmen — der Unternehmensadministrator hat Zugriff auf die Daten seiner Mitarbeiter

• Im Falle einer Sicherheitsverletzung wird die nationale Behörde (ANSPDCP) innerhalb von maximal 72 Stunden benachrichtigt.
• Betroffene Personen werden unverzüglich benachrichtigt, wenn die Verletzung ein hohes Risiko darstellt.
• Das Kundenunternehmen wird unverzüglich über jeden Sicherheitsvorfall informiert.

Die Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden, ohne die Rechtmäßigkeit der vor dem Widerruf erfolgten Verarbeitung zu beeinträchtigen.

Der Widerruf kann erfolgen durch:

• Kontaktaufnahme mit dem Support über die Plattform
• Schriftliche Anfrage an die E-Mail-Adresse des Betreibers

Hinweis: Der Widerruf der Einwilligung für wesentliche Verarbeitungen kann die Nutzung der Plattform unmöglich machen.

• Essenzielle Cookies: Erforderlich für Authentifizierung und Plattformbetrieb (keine Einwilligung erforderlich)
• Funktionale Cookies: Speichern Einstellungen (Sprache, Design)
• Analyse-Cookies: Messen die Nutzung zur Serviceverbesserung

Cookie-Einstellungen können über das Cookie-Banner bei Ihrem ersten Besuch verwaltet werden.

Nationale Aufsichtsbehörde für die Verarbeitung personenbezogener Daten (ANSPDCP):

• Adresse: B-dul G-ral. Gheorghe Magheru 28-30, Sector 1, Bucharest
• Website: www.dataprotection.ro

Sie haben das Recht, bei der ANSPDCP Beschwerde einzulegen, wenn Sie der Ansicht sind, dass Ihre Rechte verletzt wurden.

Diese Richtlinie kann regelmäßig aktualisiert werden. Die aktuelle Version ist stets auf der Plattform verfügbar. Wesentliche Änderungen werden mitgeteilt und können eine erneute Annahme erfordern.

Im Rahmen der SaaS-Dienstleistung verarbeiten wir folgende zusätzliche Kategorien im Zusammenhang mit dem Konto des Kundenunternehmens und dessen Nutzern:

• Verbindungsdaten: IP-Adresse (bei Registrierung, Login und Nutzung), Zeitstempel, User-Agent;
• Aktivitätsprotokoll: in der App besuchte Module/Seiten, Authentifizierungsereignisse, Onboarding-Fortschritt;
• Kontokonfiguration: Land/Stadt bei Registrierung, Steuereinstellungen aus dem Onboarding, Plan- und Hosting-Einstellungen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung), Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse: Sicherheit, Support, Missbrauchsprävention, Serviceverbesserung). Für bestimmte optionale Verarbeitungen (z. B. Marketing) wird eine separate Einwilligung eingeholt.

Zugriff: autorisierte e-Chantier-Mitarbeiter für Plattformadministration; nicht an Dritte verkauft. Das Kundenunternehmen kann über den Support Informationen zu seinem eigenen Aktivitätsprotokoll anfordern.

Dauer: gemäß Tabelle in Abschnitt 5 (Aktivitätsprotokoll: max. 24 Monate).

Um ein sicheres Geschäftsökosystem zu gewährleisten, Betrug zu verhindern und die Authentizität der auf der e-Chantier-Plattform organisierten Ausschreibungen zu garantieren, verlangen wir die Identitätsprüfung gesetzlicher Vertreter oder Unternehmensadministratoren. Diese Verarbeitung erfolgt auf Grundlage unseres berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), die Sicherheit der Transaktionen auf der Plattform zu gewährleisten.

1. Drittanbieter und erhobene Daten Der Identitätsprüfungsprozess wird vollständig ausgelagert und über die sichere Infrastruktur von Stripe Payments Europe, Ltd. („Stripe“) durchgeführt. Zur Validierung erhebt Stripe:

• Eine Kopie eines offiziellen Ausweisdokuments (Personalausweis oder Reisepass);
• Biometrische Daten durch einen Gesichtsscan (Selfie), ausschließlich für den Test der physischen Authentizität (Liveness Check). Die Verarbeitung biometrischer Daten (Art. 9 DSGVO) erfolgt ausschließlich auf Grundlage Ihrer ausdrücklichen Einwilligung vor Beginn des Prozesses.

2. „Zero-Storage“-Garantie auf e-Chantier-Ebene e-Chantier speichert keine Kopien Ihrer Ausweisdokumente oder biometrischen Daten, lädt sie nicht herunter und kann sie nicht einsehen. Der Ablauf erfolgt ausschließlich zwischen Ihrem Gerät und den verschlüsselten Servern von Stripe. e-Chantier erhält von Stripe nur einen elektronischen Bestätigungsstatus („Verifiziert: Ja/Nein“).

3. Aufbewahrung durch Stripe Gemäß deren Sicherheitsrichtlinien bewahrt Stripe biometrische Daten maximal 1 Jahr und Ausweisdokumente bis zu 3 Jahre für KYC/AML-Konformität auf. Weitere Details: Stripe-Datenschutzrichtlinie und Stripe Identity Privacy Center.

Jeder Nutzer kann die Löschung seines persönlichen Kontos unter Einstellungen → Sicherheit → Mein Konto löschen beantragen. Nach Bestätigung:

• Identifikationsdaten (Name, Benutzername, E-Mail, Telefon) werden unwiderruflich anonymisiert;
• Anmeldedaten und aktive Sitzungen werden entfernt;
• ein unveränderlicher Eintrag wird im Auditprotokoll zur Datenaufbewahrung erstellt (Aktionstyp, anonymisierte Felder, Zusammenfassung aufbewahrter Daten, 10-Jahres-Frist).

Nicht gelöscht bleiben auf Unternehmensebene gemäß rumänischem Steuerrecht bis zu 10 Jahre: ausgestellte Rechnungen, Rechnungszahlungen, e-Transport-Einträge, Netopia-Zahlungskonfiguration und Marketplace-Anfragen mit steuerlicher Relevanz.

Unternehmensadministratoren können Mitarbeiterkonten nach denselben Regeln löschen (z. B. nicht den letzten aktiven Administrator löschen, solange das Unternehmenskonto aktiv ist; nicht löschen bei unbezahlten Netopia-Zahlungslinks).

Nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist werden aufbewahrte Einträge gemäß internen Verfahren gelöscht oder anonymisiert. Fragen: [email protected].

Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): unter Einstellungen → Sicherheit können Sie eine JSON-Datei mit Ihrem Profil, aktiven Sitzungen, jüngster Aktivität und Aufbewahrungsmetadaten herunterladen.

Online-Zahlungen: Rechnungszahlungslinks und Marketplace-Split-Zahlungen nutzen NETOPIA Payments; Kartendaten werden nicht in e-Chantier gespeichert (PCI SAQ-A).

MFA: Unternehmensadministratoren und Plattform-Super-Admins können die Zwei-Faktor-Authentifizierung (TOTP) unter Einstellungen → Sicherheit aktivieren.

Backups: Die Datenbank wird regelmäßig gesichert (lokal + Off-Server-Kopie); die Aufbewahrung ist gemäß interner Richtlinie begrenzt.

Maistru AI ist ein Konversationsassistent auf Basis großer Sprachmodelle (LLMs), die auf der eigenen Infrastruktur von e-Chantier laufen; für diesen Assistenten werden keine externen LLM-Anbieter als Unterauftragsverarbeiter eingesetzt. Sie interagieren mit einem System künstlicher Intelligenz; Antworten werden automatisch generiert.

Zweck: operativer Support (Baustellen, Materialien, Berichte, Plattformdaten) — ersetzt nicht die Beurteilung eines Ingenieurs, Buchhalters, Anwalts oder des gesetzlichen Vertreters Ihres Unternehmens.

Menschliche Aufsicht: prüfen Sie kritische Informationen (Budget, Zeiterfassung, Steuern, Verträge) vor jeder Maßnahme. e-Chantier garantiert nicht die vollständige Richtigkeit von KI-Antworten.

Klassifizierung: in der aktuellen Form wird Maistru AI als System mit begrenztem Risiko behandelt (Transparenzpflichten); es trifft keine automatisierten Entscheidungen mit verbindlicher Rechtswirkung für Personen.

Daten: Fragen und ausgewählter Kontext werden auf der Infrastruktur von e-Chantier verarbeitet und nicht an externe LLM-Anbieter übermittelt. Gespräche können in Ihrem Konto gespeichert werden.

Interne technische Details: docs/compliance/AI_ACT_MAISTRU.md (für Enterprise-Kunden auf Anfrage erhältlich).